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書類管理

書類の取り扱いミスをなくしたい

契約書、マニフェスト、行政報告等々には、細心の注意を払っていても、ミスが散発的に発生してしまう…

御社でも多発していませんか?書類の取り扱いミス

契約書、マニフェスト、行政報告等々には最新の注意を払っていても、ミスが散発的に発生してしまう…
廃棄物関連の書類に関するミスは非常に多いです。下記のような内容に心当たりはありませんか?心当たりがない方は、自社の書類を確認してみてください。知らなかっただけかもしれません。

  • マニフェスト ミス 画像1 契約書
  • 添付許可証が期限切れ
  • 法定記載事項が満たされていない
  • 委託している品目が網羅されていない
  • 印紙の種類が間違っている
  • マニフェスト ミス 画像2 マニフェスト
  • A票の段階で記載すべき内容に漏れがある
  • 自社控え分が返送されていないものがある又は、B1票等、自社控えでない伝票が保管されている
  • 契約していない又は許可がない品目で発行している
  • 契約していない最終処分先で処分されている
  • マニフェスト ミス 画像3 行政報告
  • 行政報告自体が抜け漏れている
  • 報告が終わった後で、集計に含まれていない実績が出てくる
  • 集計方法やコードの記入方法が間違っている
 

書類管理ミスの共通点

上記以外にも、様々な間違いに過去遭遇してきましたが、原因は共通している場合が多いです。
契約書は「一度契約してから見直しが行われない」こと、マニフェストは自主性が無く取引先に任せきりになってしまうこと、行政報告は「適切な知識が定着しないまま、締め切り前に急いでやっつける」ことが主なミスの原因として挙げられます。

マニフェスト ミス 画像4     また、全てに共通するのは「書類を単体の物として見てしまっていることによるミスマッチ」が起こっていることです。

契約書は、許可証の情報に基づいて作成されなければならず、マニフェストは契約書に定められた内容で発行しなければなりません。
そして、こうした流れで発行されたマニフェストの内容が、行政報告のもとになります。

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意識レベルまで踏み込む教育と効率的な仕組みの構築が必要です

ミズノでは、各工程に必要な知識を身に着け、担当者が責任を持って業務を完結させることができる教育を行います。
特徴は、知識・力量面にプラスして責任感や危機感といった意識レベルにまで踏み込む点です。
知識としてなんとなくわかっていても、その重要性を理解していなければルールはいとも簡単に形骸化します。
こうした点への対処も見逃さず行っていくのです。

また、意識によるブレをなくすために、仕組み自体を整備することも重要です。
意識によって変えることができてしまう手順ではなく、確実に徹底される手順。逸脱しようにもできない仕組みを作ることが大切です。

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『細心の注意を払っても書類ミスが発生してしまう』『取扱いルールを決めても定着しない』
このようなお客様に対して、専門家として御社に適切な仕組みを構築し、ミスの低減が可能です。